Was kostet Prozessautomatisierung? Ehrliche Antworten für den Mittelstand

Prozessautomatisierung im Mittelstand beginnt bei wenigen tausend Euro für einen einzelnen Workflow und reicht bis in den fünfstelligen Bereich für umfangreiche Lösungen mit mehreren angebundenen Systemen. Dazu kommen laufende Kosten für Betrieb und Pflege, die oft verschwiegen werden. In diesem Beitrag nennen wir typische Preisspannen, zeigen, welche Faktoren die Kosten treiben, und rechnen an einem einfachen Beispiel vor, ab wann sich Automatisierung bezahlt macht.

Warum es keine Pauschalpreise gibt (und trotzdem klare Spannen)

Die Frage nach den Kosten lässt sich nicht mit einer Zahl beantworten, aber sie lässt sich viel konkreter beantworten, als es die meisten Anbieter tun. Der Preis hängt im Kern von drei Dingen ab: Wie viele Systeme müssen verbunden werden, wie klar sind die Regeln des Prozesses, und wie viele Sonderfälle gibt es. Ein Workflow, der Bestellungen aus einem Shop ins Warenwirtschaftssystem überträgt, ist eine andere Aufgabe als eine Lösung, die eingehende Dokumente versteht, zuordnet und in drei Systemen weiterverarbeitet.

Typische Preisspannen aus der Praxis

• Einzelner Workflow (ca. 2.000 bis 6.000 Euro): Ein klar umrissener Prozess mit zwei bis drei angebundenen Systemen, zum Beispiel automatische Übertragung von Bestellungen, Terminerinnerungen oder Berichtserstellung. Umsetzung meist in ein bis drei Wochen.
• Automatisierungspaket (ca. 6.000 bis 20.000 Euro): Mehrere zusammenhängende Workflows, oft mit KI-Komponente, etwa automatische E-Mail-Bearbeitung mit Dokumentenverständnis oder eine automatisierte Kundenkommunikation über WhatsApp. Umsetzung in vier bis acht Wochen.
• Individuallösung (ab 20.000 Euro): Eigenentwickelte Software für Prozesse, die mit Standardwerkzeugen nicht abbildbar sind, oder Lösungen mit besonderen Anforderungen an Datenschutz und lokale Verarbeitung.

Die laufenden Kosten, über die niemand gern spricht

Automatisierung ist keine Einmalanschaffung. Realistisch einplanen sollten Sie: Lizenz- oder Hostingkosten für die Werkzeuge (je nach Aufbau etwa 20 bis 200 Euro im Monat), API-Kosten, wenn Cloud-KI im Spiel ist, und einen Pflegeaufwand, wenn sich angebundene Systeme ändern. Als Faustregel kalkulieren wir mit 10 bis 15 Prozent der Projektsumme pro Jahr für Betrieb und Anpassungen. Anbieter, die dazu keine Angaben machen, sollten Sie danach fragen.

Ab wann rechnet sich das? Eine einfache Beispielrechnung

Nehmen wir eine Aufgabe, die zwei Mitarbeiter zusammen fünf Stunden pro Woche kostet, etwa das Übertragen von Daten zwischen zwei Systemen. Bei vollen Arbeitgeberkosten von 50 Euro pro Stunde sind das rund 13.000 Euro im Jahr. Kostet die Automatisierung dieses Prozesses 5.000 Euro plus 750 Euro jährliche Pflege, hat sie sich nach weniger als sechs Monaten bezahlt gemacht, und ab dem zweiten Jahr spart sie fast den vollen Betrag. Diese Rechnung ist bewusst einfach, aber sie zeigt das Prinzip: Entscheidend ist nicht der Preis der Automatisierung, sondern die Stundenzahl, die der Prozess heute frisst. Welche Prozesse sich dafür zuerst eignen, haben wir in unserem Beitrag über wiederkehrende Büroaufgaben beschrieben.

Woran Sie ein seriöses Angebot erkennen

Ein gutes Angebot beginnt nicht mit einer Software, sondern mit Ihrem Prozess. Seriöse Anbieter wollen zuerst verstehen, wie die Aufgabe heute läuft, nennen dann eine konkrete Spanne statt „kommt drauf an", benennen die laufenden Kosten von sich aus und schlagen einen kleinen ersten Schritt vor statt eines Großprojekts. Genau so gehen wir bei FAYOTEC vor: Wir starten mit dem Prozess, der sich am schnellsten rechnet, und bauen von dort aus weiter. Wie das abläuft, zeigen wir auf unserer Seite zur Prozessautomatisierung, oder sprechen Sie uns direkt an für eine ehrliche Einschätzung Ihres konkreten Falls.