Anforderungsmanagement beim Automobilzulieferer: Wie ein eigenes KI-Tool Excel ablöste

Anforderungsmanagement lässt sich heute weitgehend automatisieren: Ein KI-gestütztes Tool liest Kundenlastenhefte und technische Spezifikationen aus, extrahiert die enthaltenen Anforderungen und strukturiert sie ISO-konform, dort wo früher tagelang manuell in Excel übertragen wurde. Wie das in der Praxis aussieht, zeigen wir an einem Projekt für einen Automobilzulieferer, bei dem die Lösung aus Datenschutzgründen vollständig lokal im Unternehmen läuft.

Das Ausgangsproblem: Anforderungen in Excel

Bei unserem Kunden, einem mittelständischen Automobilzulieferer, beginnt jedes Entwicklungsprojekt mit Kundendokumenten: Lastenhefte, Belastungsvorgaben, technische Spezifikationen, oft hunderte Seiten in unterschiedlichen Formaten. Aus diesen Dokumenten mussten Ingenieure die relevanten Anforderungen von Hand herausziehen, in Excel-Listen übertragen und in eine normgerechte Struktur bringen. Das kostete pro Projekt viele Stunden hochqualifizierter Arbeitszeit, war fehleranfällig, und bei Änderungen am Lastenheft begann die Abgleicharbeit von vorn. Excel stieß dabei längst an seine Grenzen: keine Nachverfolgbarkeit, keine saubere Versionierung, keine Verknüpfung zwischen Kundenanforderung und interner Umsetzung.

Warum die Cloud keine Option war

Lastenhefte und Spezifikationen gehören zum Sensibelsten, was ein Zulieferer verarbeitet. Sie enthalten Entwicklungsdetails der Fahrzeughersteller und unterliegen strengen Geheimhaltungsvereinbarungen. Diese Dokumente an einen Cloud-KI-Dienst zu schicken, stand für den Kunden nie zur Diskussion, und hätte vermutlich auch gegen die Vereinbarungen mit seinen Auftraggebern verstoßen. Die Anforderung war deshalb von Anfang an klar: Die komplette Verarbeitung muss im Haus stattfinden. Warum lokale KI genau für solche Fälle die richtige Antwort ist, haben wir in unserem Beitrag über lokale KI und DSGVO ausführlich beschrieben.

Die Lösung: Ein eigenes Tool auf lokaler KI

Wir haben für den Kunden ein KI-System aufgebaut, das in einem eigenen Rack im Unternehmen läuft und ohne Internetverbindung arbeitet. Darauf läuft ein Anforderungsmanagement-Tool, das genau auf den Arbeitsablauf des Entwicklungsteams zugeschnitten ist: Kundendokumente werden eingelesen, das lokale Sprachmodell extrahiert die enthaltenen Anforderungen und schlägt eine ISO-konform strukturierte Fassung vor. Die Ingenieure prüfen, korrigieren und geben frei, die fachliche Verantwortung bleibt beim Menschen, aber die mühsame Fleißarbeit übernimmt das System. Jede Anforderung bleibt dabei mit ihrer Quelle im Ursprungsdokument verknüpft, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, woher sie stammt.

Das Ergebnis

Die Erstellung der Anforderungsstruktur, die früher viele Stunden pro Projekt kostete, läuft heute in einem Bruchteil der Zeit. Die Ingenieure prüfen und entscheiden, statt zu übertragen und zu formatieren. Die Qualität ist dabei gestiegen, nicht gesunken: Das System übersieht keine Seite und wird am Nachmittag nicht müde, und die durchgängige Verknüpfung zur Quelle macht Audits und Kundenrückfragen deutlich einfacher. Und weil alles lokal läuft, blieb die Geheimhaltungsfrage genau da, wo sie hingehört: vollständig unkritisch.

Was andere Unternehmen daraus mitnehmen können

Das Muster dieses Projekts ist auf viele Branchen übertragbar: Überall dort, wo Fachleute Informationen aus umfangreichen Dokumenten von Hand in Strukturen übertragen, ob Anforderungen, Verträge, Prüfberichte oder Ausschreibungen, kann ein zugeschnittenes Tool mit KI-Unterstützung den Großteil dieser Arbeit übernehmen. Entscheidend ist, dass die Lösung zum tatsächlichen Arbeitsablauf passt und der Mensch die Kontrolle behält. Wie wir solche Werkzeuge entwickeln, zeigen wir auf unseren Seiten zu KI-Lösungen und Softwareentwicklung, oder sprechen Sie uns direkt an, wenn Sie einen ähnlichen Prozess im Haus haben.